Dois técnicos do Arquivo Público do Estado de São Paulo visitaram, nesta quinta-feira, 22/9, a Câmara Municipal de Araçatuba. A visita faz parte do Programa de Gestão Documental Itinerante nos Municípios (PGDIM), que compreende um conjunto de ações voltadas para a preservação e sistematização de documentos históricos.

De acordo com os técnicos Marcelo Antônio Chaves, executivo público do Arquivo, e Rodrigo Fagundes Sardinha Benettão, oficial administrativo do órgão, as orientações estão sendo realizadas em 15 municípios-sede das regiões administrativas paulistas. "Nós queremos fazer uma ação em todo o estado de São Paulo no intuito de difundir a política de gestão documental sistêmica nos municípios. A memória está consubstanciada nesses documentos e queremos despertar a relevância para a guarda desses materiais", disse Marcelo Chaves.

A reunião, realizada no Departamento Legislativo, contou com as presenças do diretor-geral da Câmara, Antônio Lourenço Leal, de chefes de departamentos e servidores da Casa.

Os representantes do Arquivo Público sugeriram a criação de normas no Regimento Interno da Casa direcionadas para a preservação de documentos. Também foi debatida a necessidade de se criar uma comissão multidisciplinar de avaliação de documentos públicos. A ideia é que esse grupo, a ser formado por servidores do Legislativo, decida e estabeleça critérios de seleção para os documentos que devem ser preservados.

Os pesquisadores discutiram, ainda, a adequação dos municípios à Constituição Federal e à lei federal nº 8.159/1991, que trata da gestão documental de arquivos. A proposta abrange orientações sobre as formas de organizar o arquivo local e os formatos de preservação - papel, eletrônico ou digital. Caberia ao grupo gerir o acervo, decidindo pela documentação ou descarte de materiais.

"Encontramos uma capacidade de pensamento de uma gestão moderna. O padrão geral não é muito animador, mas aqui na Câmara nós não só encontramos uma receptividade muito boa como um trabalho já iniciado com bons exemplos. Mesmo sem uma orientação formal, vemos um trabalho bastante elaborado", destacou o executivo público do Arquivo Nacional.

Com a visita, a Câmara estuda uma parceria para levar adiante a proposta de organizar os documentos e adequar o município à legislação federal. "Desde que assumimos, essa visita faz parte do nosso projeto de instalar um arquivo para facilitar as consultas, considerando a importância desses documentos e fotos que estão guardados desde 1948, quando foi instalada a primeira Câmara", afirmou Cido Saraiva, presidente do Legislativo.

Os servidores que participaram da reunião foram convidados a participar do X Encontro Paulista sobre Gestão Documental Pública, previsto para ocorrer no próximo dia 8 de novembro em Araraquara (SP). O evento servirá de orientação técnica e legal para a criação de Arquivos Públicos Municipais e implantação de políticas municipais de gestão documental.